Вопрос: Индивидуальный предприниматель просит дать разъяснения по проблеме учета затрат на выплату компенсации работникам, использующим личный транспорт в служебных целях. В связи с разъездным характером работы некоторые сотрудники используют личные автомобили для служебных поездок. Это условие фиксируется в трудовых договорах, работники предоставили документы о наличии у них транспортных средств, оформляются маршрутные листы. При этом сотруднику выплачивается ежемесячная компенсация в размере 4000 руб. (объем двигателя как меньше 2000 куб. см, так и больше). Просьба дать ответ: облагается ли сумма компенсации НДФЛ и ЕСН, если «да», то в каком объеме? ИП находится на упрощенной системе налогообложеня (6% от дохода).
Министерство финансов Российской Федерации
Письмо № 03-04-05/24421 от 27.06.2013
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.
Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов, должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин